Vous avez sûrement remarqué que l’édition
de Trousse et retrousse du mois de janvier n’est
jamais arrivée sur vos écrans d’ordinateurs.
C’est que l’équipe de la TRÉAQFP
vivait le départ de son agente de développement
Louise Saucier vers les froids du Nord québécois,
son coin de pays, où elle exerce maintenant la profession
de conseillère pédagogique.
La TRÉAQFP m’a engagée pour remplacer
madame Saucier à titre d’agente de développement
en alphabétisation et en communication. Ce ne sera
pas chose facile, car que de commentaires élogieux
j’ai lus à propos d’elle! Qu’à
cela ne tienne, je veillerai à faire de mon mieux.
Enfin, c’est à ce titre que je me chargerai dorénavant
du contenu du bulletin mensuel Trousse et retrousse.
Je compte d’ailleurs sur votre collaboration pour me
transmettre vos bons coups, vos succès. À mon
tour, je diffuserai l’information par le biais de Trousse
et retrousse. Vous pouvez communiquer avec moi au 450-616-0565, ou par courriel à diane.pouliot@fcsq.qc.ca.
N’hésitez pas, j’attends de vos nouvelles!
Ce numéro-ci apporte une nouvelle figure à apposer
sur notre Mur des célébrités
: madame Nicole Massé, qui nous présente L’Univers
de la réussite, une trousse multifonctionnelle
visant à aider les élèves et jeunes adultes
en situation d’apprentissage à développer
leurs compétences. Nous vous proposons également
un survol des activités du comité en alphabétisation
de la TRÉAQFP, en plus de présenter
un nouvel outil, le Hebdo-info, qui permet de joindre la lecture,
l’écriture et l’actualité en situation
d’apprentissage.
Bien d’autres sujets sont également traités
: la Semaine québécoise des adultes en formation,
le projet IFPCA, une chronique sur l’organisation d’événements…
Un numéro de Trousse et retrousse très
fourni en informations de toutes sortes vous attend : bonne
lecture!
Diane Pouliot
Le bulletin Trousse et retrousse est une réalisation
du comité en alphabétisation de la TRÉAQFP.
Organiser un événement en quelques étapes
simples? C’est possible!
Il est toujours difficile de s’y retrouver lorsqu’il
s’agit de commencer l’organisation d’un événement.
Même si l’activité se répète
d’année en année. Mais le travail à
accomplir ressemble à l’Everest, et les difficultés
qui se présenteront, n’en doutez pas, nombreuses!
Sauf que…
Il existe plusieurs méthodes pour arriver frais, dispo
et fin prêt au jour de l’événement.
En voici une en trois grandes étapes (conception, préparation,
réalisation) que vous pourriez apprécier appliquer
à votre prochaine tenue d’événement…
ou surtout à ce qui la précédera.
Négliger la conception, c’est tentant,
mais attention!
Lundi 28 février, 8h30. L’équipe formée
pour préparer l’événement annuel
de l’organisation est prête à commencer
sa préparation. De l’équipe de l’année
dernière, il ne reste qu’une personne sur les
5 présentes. Celle-ci se rappelle que lors de la préparation
du spectacle de l’année dernière, plusieurs
dissensions entre les membres étaient survenues…
C’est une situation que vivent plusieurs groupes supposés
travailler dans un même élan. L’étape
qui vient la première lors de la préparation
d’un événement n’est donc pas de
savoir quel sera l’événement en question,
mais plutôt d’attribuer les rôles : le responsable
du projet, ses collaborateurs. Il ne faut pas croire que les
collaborateurs sont moins importants : le but est simplement
de pouvoir concentrer toutes les informations recueillies
à la même place, entre les bras du responsable,
qui pourra ensuite assurer la diffusion de celles-ci aux personnes
concernées.
Note : le travail en équipe demande parfois
une grande humilité; gardez en tête que peu importe
votre tâche, vous êtes important!
Les rôles sont enfin attribués! Sur quel projet
allez-vous travailler? Quelques questions clés vous
aideront à cibler le type d’événement
à préparer en fonction de critères précis.
- Quel but poursuivez-vous?
Amasser de l’argent pour l’année à
venir, faire connaître votre organisation, une augmentation
des membres, etc.
- Quel est le public cible?
Des enfants, des adultes, des personnes habitant la même
ville ou venant de plus loin, etc. Connaître votre public
cible, c’est savoir davantage où et quand votre
événement devra se tenir, sous quelle forme,
et comment vous le publiciserez.
- Quelles sont les ressources humaines, financières et
matérielles disponibles?
Si vous n’êtes qu’un groupe restreint, rien
ne sert de vouloir présenter un événement
à grand déploiement, vous manquerez de participants.
De même, vous devrez savoir de combien d’argent
les organisateurs disposent pour créer l’événement
et pour sa promotion, ainsi que les installations déjà
en place qui sont à votre disposition.
- Quel est votre degré d’innovation?
Laissez tomber l’offre de sauts en bungie si vous ne
désirez pas précédemment évaluer
si un tel événement pourrait fonctionner, ou
si cela a déjà été tenté,
mais sans succès… Tout essai d’innovation
demande un surplus de travail afin de s’assurer du succès
possible de l’événement, mais peut aussi
se révéler très intéressant en
termes de retombées.
- Quand cela se tiendra-t-il?
Si parfois le choix de la date se fait de lui-même,
il est dans d’autres situations important de s’assurer
qu’aucun autre événement se tient pendant
le vôtre, que votre public cible sera disponible à
ce moment précis, etc.
Après avoir répondu à ces questions, vous
aurez une bonne idée de ce que vous voulez faire, de
la date choisie, des moyens à votre disposition…
C’est le moment ou jamais de mettre le tout sur papier
afin que cela reste aussi clair que possible pour tout le monde.
Décrivez concrètement à quoi ressemblera
l’événement, en utilisant au besoin des
photos, des dessins, coulez la date dans le béton et
établissez le plus précisément possible
l’horaire de la journée. Vous saurez que votre
projet commence à être solide lorsque vous pourrez
répondre aux questions suivantes :
- Qui?
- Quoi?
- Quand?
- Où?
- Comment?
- Pour qui?
- Pourquoi?
Compte tenu de l’événement à organiser,
statuez immédiatement si d’autres activités
(par exemple des activités de financement) doivent être
organisées. Il est nécessaire de procéder
au même exercice avec les activités secondaires
à l’événement principal.
Note : Il peut être approprié de donner
un nom accrocheur à votre projet à ce moment-ci.
L’étape du budget est une étape en deux
parties. Il est important, en premier lieu, de créer
un budget préliminaire avec les sommes qui ont été
allouées à l’événement. Dans
la réalisation de cette étape, le responsable
du projet devra se montrer extrêmement précis et
prudent : évaluer toutes les dépenses possibles
ainsi que les recettes visées est un art; tellement d’imprévus
entrent en ligne de compte!
Les chiffres parleront d’eux-mêmes : le résultat
négatif n’est pas du tout bon signe et il vaut
mieux, à ce stade-ci, changer d’idée d’événement.
Il n’est pas encore trop tard! Si le résultat s’approche
de l’objectif visé (que celui-ci soit de zéro
ou supérieur), vous serez seul juge de continuer ou pas…
De là l’importance d’avoir complété
un budget le plus minutieusement possible!
La préparation : il était temps!
Vous vous lancez? Merveilleux!
L’étape suivante est de définir le type
de réalisations à compléter et d’affiner
les rôles. Peut-être devrez-vous attribuer une ou
des ressources…
- au matériel et à la logistique
- au secteur administratif
- à la promotion
- à la gestion financière
- etc.
N’hésitez pas à juger du nombre de ressources
nécessaires pour chacun des secteurs à combler,
en fonction des tâches à réaliser dans chacun
d’eux, et de préciser que chaque secteur est autonome,
mais interrelié : par exemple, les personnes à
la promotion encourront des frais, qui devront être rapportés
à ceux qui s’occupent de la gestion financière.
Afin de garder une unité entre les différents
secteurs, créez un échéancier qui établira
les actions entreprises, leur date de complétion, la
date où certaines actions pourront être mises en
chantier, etc. Notez également les actions à poser
les plus minimes : parfois un détail fait la différence…
Et le responsable, lui? Depuis des semaines, les collaborateurs
travaillent sans relâche à créer l’événement
imaginé. Le responsable, de son côté, vérifie
que chaque action entreprise, par chaque comité, est
faite en temps et proprement, et sert de lien entre les comités
en tenant des réunions d’information sur le suivi
de la réalisation de l’événement.
Il est également motivateur de troupes, modérateur,
ou responsable de toute autre tâche qui n’incombe
à aucun comité en particulier.
La préparation de votre événement va bon
train, il faudra le publiciser. Selon le budget établi
au départ, il vous sera possible de faire connaître
votre événement dans les journaux, à la
radio, ou même à la télévision! Vous
pouvez aussi envisager de tenir une conférence de presse
à son sujet, en prenant soin d’inviter les journalistes
les plus à même de couvrir l’événement.
N’hésitez pas à faire appel aux journaux
locaux, ou aux publications spécialisées dans
le domaine de votre événement s’il y a lieu.
Le jour de l’événement, votre réalisation
C’est le jour J! Une foule respectable envahit le lieu
de votre événement, tout est sous contrôle…
C’est la récompense pour un événement
bien planifié!
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