L’automne est arrivé avec ses couleurs flamboyantes et ses odeurs toutes particulières. Les enfants ont envahi les magasins afin de préparer l’Halloween. La rentrée scolaire est déjà chose du passé et plusieurs d’entre vous bénéficient enfin de quelques moments de répit! Pourquoi ne pas en profiter pour planifier et mettre en œuvre vos projets de communication?

Attention! Quand on parle de projets en communication, on ne parle pas seulement des grandes campagnes de publicité! Les actions de communication comprennent tous les efforts déployés pour communiquer tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de votre organisation! On pense, entre autres, à tous ces petits outils réalisés à l’interne et utilisés quotidiennement pour communiquer comme les affiches, les dépliants ou les lettres.

Ce mois-ci, au Mur des célébrités, on vous présente justement quelques outils de promotion bien concrets élaborés par la Commission scolaire des Trois-Lacs pour promouvoir le programme Grandir avec mon enfant qui traite des compétences parentales. Nous tenons à leur dire un gros merci pour avoir accepté de partager avec nous leurs outils et leur souhaitons la bienvenue sur le Mur des célébrités.

Nous aborderons aussi, dans notre chronique, un aspect des communications trop souvent négligé : les communications internes qui consistent à partager et à faire circuler l’information à l’intérieur de l’organisation.

Pour terminer, nous tenons à vous donner un avant-goût de nos prochaines parutions. En novembre, vous aurez le plaisir de lire une chronique portant sur les relations de presse et nous vous présenterons du matériel de promotion sur l’éveil à la lecture.

En décembre, notre chronique s’intéressera au suivi après campagne. Un autre aspect trop souvent négligé des communications! Nous accueillerons aussi la Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys sur notre Mur des célébrités. Il sera alors question d’un intéressant projet de promotion de la formation de base en entreprise.

Bonne visite!

L’équipe de Trousse et retrousse

Comment se portent vos communications internes?

Quand on pense aux « communications », on pense, le plus souvent, aux campagnes visant à rejoindre les personnes situées à l’extérieur de l’organisation comme, par exemple, les clientèles cibles, les représentants des médias ou le public en général. Mais il existe tout un domaine des communications qui s’intéresse à la façon dont l’information est partagée et circule à l’intérieur même de l’organisation. Ce sont les communications internes que l’on appelle aussi communications intra-organisationnelles.

Mais à quoi servent les communications internes? Et bien, imaginez que vous soyez un général d’armée et que vous vous lanciez à la conquête d’un nouveau territoire. Vous pourriez détenir les meilleurs guerriers, les meilleures armes et avoir accès aux meilleurs stratèges militaires, mais cela ne vous serait d’aucune utilité si vous n’arriviez pas à communiquer vos ordres à vos troupes, à les motiver ou encore, à obtenir de l’information provenant de la ligne de front!

En communication, c’est un peu la même chose. En tant que gestionnaire-communicateur, vous devrez aussi, pour atteindre vos objectifs, vous assurer que vos troupes sont informées de vos objectifs et de votre stratégie. Vous devrez aussi savoir écouter, de façon à recueillir, auprès des gens de terrain, l’information nécessaire pour prendre des décisions éclairées. C’est là que vos habilités à promouvoir une bonne communication à l’interne entrent en jeu!

Le domaine des communications intra-organisationnelles est un domaine très vaste où plusieurs écoles de pensée et façons de faire coexistent. Toutefois, il existe quelques grands principes de base qui pourraient vous guider dans le développement d’une bonne communication à l’interne :

1- Acceptez le fait qu’il soit nécessaire de s’occuper des communications internes!

N’assumez jamais que « si vous le savez, tout le monde
le sait »! En effet, il arrive très souvent que le personnel, surtout celui qui ne participe pas à la gestion de l’organisme, ignore quels sont les grands enjeux auxquels fait face l’organisation. Ainsi, si les inscriptions sont à la baisse, si un programme est en difficulté ou si des budgets sont coupés, il est très possible que votre personnel, vos collègues ou vos partenaires l’ignorent et ne s’emploient pas à résoudre le problème. C’est donc à vous, gestionnaires et communicateurs, de vous assurer que l’information circule!

2- Dotez-vous d’une politique de communication.
La politique de communication constitue un outil de gestion au même titre que les autres politiques adoptées par votre organisation. Une bonne politique de communication traduit, comme toile de fond, la vision de la commission scolaire, sa mission, ses valeurs, ses priorités. Elle définit les règles à suivre pour les gestionnaires et le personnel dans le domaine des communications. La politique de communication assure aussi la conformité des actions, des attitudes et des pratiques à l’intérieur de l’organisation.

3- Faites l’inventaire de vos cibles et canaux de communications internes.
Identifiez les différentes catégories de personnes que vous devrez rejoindre à l’intérieur de votre organisation (personnel enseignant, non enseignant, pigistes, partenaires, etc.). Puis, pensez à mettre en place des moyens appropriés pour rejoindre chacun de ces groupes. Vous avez plusieurs moyens à votre disposition : réunion d’équipe, bulletin, mémos internes, lettres personnalisées, affichage, etc. Assurez-vous de choisir un véhicule de communication approprié à la culture de votre organisme et à son échelle. Rappelez-vous que les moyens de communication les plus efficaces sont souvent les plus simples et ceux qui demandent, de part et d’autre, le moins d’effort!

4- Avant de vous lancer dans l’action, faites connaître votre plan… d’attaque!
À l’image du général s’apprêtant à se lancer dans une importante campagne, avant d’initier un projet, adressez-vous à vos « troupes » en leur expliquant les raisons qui motivent votre décision (ex. : le nombre d’inscriptions est en baisse et certains programmes sont menacés), vos objectifs (augmenter de 20 % les inscriptions) ainsi que votre stratégie (une campagne de publicité ciblant les jeunes du secondaire).

Ainsi, vos employés, collègues et partenaires seront mieux outillés pour vous épauler, identifier des moyens concrets de passer à l’action et vous offrir leur « feedback ».

5- Ne faites jamais campagne seul!
Ne lancez jamais une campagne de communication destinée aux clientèles extérieures sans en avoir informé vos « troupes ». Pourquoi? Parce que votre campagne suscitera une demande et que votre personnel devra contribuer à y répondre! Assurez-vous donc de présenter la campagne à votre personnel, collègues et partenaires. Communiquez les dates de diffusion. Il sera aussi souhaitable de revoir avec votre personnel (particulièrement celui qui sera en place sur le terrain) les objectifs de la campagne et de discuter ensemble de la meilleure façon de répondre à la demande.

6- Apprenez à écouter!
Une des meilleures façons d’impliquer votre personnel, vos collègues et partenaires dans le développement de bonnes communications internes est, tout bonnement, de développer votre capacité d’écoute! Écoutez ce que les gens près de vous ont à dire, donnez suite à leurs suggestions, valorisez et soutenez leurs initiatives de communication. Personne ne parle longtemps à l’oreille d’un sourd!